As oficinas mecânicas são como os demais empreendimentos e também necessitam de administração e revisão para gerar resultados. A gestão dos documentos é relevante para esse tipo de negócio, seja ele de pequeno, médio ou grande porte. Para obter lucros, é fundamental ter organização, ainda que o estabelecimento tenha apenas o proprietário e um único colaborador.
Neste conteúdo, vamos explicar como é possível fazer uma boa gestão de documentos na oficina mecânica e de que modo isso ajuda a organizar o negócio. Além disso, falaremos sobre a importância da organização de processos internos, redução de custos, maior controle, clientes mais satisfeitos etc. Por fim, forneceremos dicas para utilizar a tecnologia e muito mais.
Quer conhecer as vantagens da gestão de documentos? Siga em frente!
Qual é a importância de uma boa gestão de documentos?
Oficinas mecânicas têm as suas peculiaridades que podem causar algumas dificuldades no início da implementação da gestão de documentos. Porém, depois que os profissionais se acostumam com as novas tarefas, perceberão um aumento na lucratividade a curto e longo prazo. Veja a seguir por que fazer esse gerenciamento é importante!
Organização de processos internos
As oficinas que não contam com um plano predefinido para a atuação têm muitas chances de se tornarem empreendimentos desorganizados. Os profissionais estão habituados a trabalhar com veículos, ferramentas e peças que fazem parte dos procedimentos. No entanto, existem outras atividades que também requerem organização processual.
A gestão dos documentos pode ajudar os gestores a perceber quais são os processos internos que causam impactos negativos para a oficina. Também será mais fácil identificar os procedimentos que aumentam a rentabilidade do negócio. Com base nessas informações, o profissional pode criar estratégias para atrair o público, oferecer descontos e fidelizar os seus clientes.
Redução de custos
O gerenciamento dos documentos é primordial para a precificação dos serviços da oficina. O administrador necessita usar os dados registrados em arquivos para criar preços mais competitivos e que ofereçam um retorno adequado para o empreendimento. O profissional poderá realizar planejamentos para melhorar o relacionamento com os parceiros, ter um controle financeiro mais efetivo e reduzir os custos das operações.
A oferta de serviços de qualidade com custos reduzidos depende da compra das peças e das ferramentas em épocas oportunas para economizar. Ao cuidar da administração da oficina, o gestor deve estar atento às promoções oferecidas pelos fornecedores e aos períodos em que o custo diminui em função da sazonalidade. Com isso será possível obter capital de giro para novos investimentos.
Maior controle
O controle das atividades, do setor de estoque, das finanças e outros departamentos é indispensável para a sobrevivência de uma oficina mecânica. O gerente é quem avalia e realiza ações para controlar o negócio e garantir a sua saúde financeira. Procure compreender a real situação do estabelecimento para tomar as decisões certas com base nos números obtidos.
O gestor pode usar uma ferramenta simples ou um sistema de gestão para conhecer as informações mais relevantes. Registre todas as receitas recebidas mensalmente em uma planilha — por exemplo, venda de produtos, peças, serviços e parcelamentos de cartões de crédito. Aponte também todas as despesas que precisam ser pagas todos os meses.
Clientes mais satisfeitos
A administração dos documentos deixa os clientes mais satisfeitos com os serviços da oficina. Se o estabelecimento for organizado, manter os cadastros de seus clientes atualizados e ter acesso rápido às suas informações poderá oferecer atendimento de excelência. Isso ajudará os colaboradores a ter mais tempo disponível para oferecer um ótimo tratamento ao público.
Como fazer uma boa gestão de documentos na oficina
Ao realizar a gestão da documentação da oficina, os gestores e suas equipes conseguem explicar aos clientes os processos e produtos disponíveis, há mais transparência na prestação dos serviços e o relacionamento pode ser fortalecido. As informações ajudarão a solicitar sugestões de melhorias e a ouvir o que os usuários têm a dizer. Observe abaixo dicas para gerenciar os documentos!
Contar com ajuda da tecnologia
Utilize a tecnologia a favor da sua oficina mecânica. Existem soluções tecnológicas que podem ser usadas no pátio e na administração do negócio. Na área de manutenção e consertos de veículos podem ser adquiridos equipamentos mais modernos que facilitarão os reparos realizados pelos mecânicos, como elevador automotivo, scanner para motos, entre outros.
O uso de computadores, dispositivos móveis e aplicativos fazem parte da gestão do negócio. O gestor pode utilizar ainda um sistema de automação para otimizar as atividades administrativas e faturar mais. Existem soluções que são ótimas para controlar os estoques, gerar notas fiscais, emitir relatórios, acompanhar indicadores de desempenho, entre outras funcionalidades.
Treinar a equipe
A implementação da gestão de documentos será uma novidade para os colaboradores. Por esse motivo, é importante alinhá-los com os objetivos de crescimento da oficina e treiná-los para que utilizem as novas tecnologias adquiridas. O treinamento de toda a equipe é crucial para que todos tenham os conhecimentos necessários para produzir bons trabalhos.
Separar as atividades
Separe as atividades da administração do negócio para facilitar a rotina. A gestão é a área que cuida da organização de prateleiras, marketing e divulgação dos serviços da oficina, arrumação do pátio, negociação com os fornecedores, controle financeiro, pagamento dos funcionários, gerenciamento dos lucros, realização de novos investimentos etc.
Quais as vantagens do gerenciamento dos documentos?
Um gestor que compreende a situação real da oficina pode fazer projeções de cenários negativos, neutros ou positivos. Cada cenário causará impactos sobre os clientes, fornecedores, faturamento, entre outros. Ao fazer uma projeção, o líder consegue fazer planejamentos para garantir a segurança da oficina. Confira adiante os benefícios da gestão de documentos!
Equipe mais eficiente
Uma equipe bem treinada é muito mais eficiente e os seus serviços de qualidade são responsáveis por deixar os clientes mais satisfeitos. A gestão de documentos diminui o tempo de atuação do colaborador em determinadas tarefas, estimula o crescimento e motiva a equipe, faz com que os times se sintam valorizados, acompanha tendências e práticas do mercado.
Prazos mais competitivos
Gerenciar os documentos possibilita ao gestor trabalhar com prazos competitivos e chamar a atenção dos clientes. Entregas mais ágeis são um diferencial para oficinas que pretendem superar a concorrência. Afinal, os clientes não sentem alegria ao ter que deixar o seu automóvel em uma oficina e geralmente não veem a hora de ir buscá-los.
Diferenciais frente à concorrência
Para se destacar em um mercado altamente competitivo é necessário oferecer diferenciais frente à concorrência. Conheça os seus concorrentes, informe-se sobre a qualidade dos serviços e produtos que eles estão oferecendo, os preços praticados e o nível de satisfação de seus clientes. Utilize esses dados para criar táticas e surpreender o público.
Entendeu como fazer uma boa gestão de documentos da oficina? Procure aprender um pouco mais a cada dia sobre o comportamento do mercado para saber como poderá alavancar os negócios. Você pode abaixar o preço de uma peça, oferecer um serviço exclusivo, melhorar a qualidade das estruturas ou criar um espaço para receber os clientes.
Deseja saber um pouco mais sobre peças e serviços de qualidade? Entre em contato conosco!
Chamadas sociais
Gostaria de saber como fazer uma boa gestão de documentos na oficina mecânica? Leia este artigo!
Quer entender qual é a importância de uma boa gestão de documentos na oficina? Confira este conteúdo!
Deseja compreender quais são as vantagens de uma boa gestão dos documentos da oficina? Leia este post!
