Para garantir que o seu empreendimento tenha sucesso no mercado, nada melhor do que seguir algumas fórmulas que têm ajudado diferentes empresas há décadas. Uma das formas de tornar os processos mais organizados é adotar a Metodologia 5s, que surgiu no Japão.
Essa metodologia reúne vários princípios para otimizar as operações do negócio como um todo. Um dos focos é reduzir o desperdício, tanto de recursos como de tempo, mas ela não para por aí. Continue a leitura para saber mais sobre o conceito e como aplicá-la em seu empreendimento!
O que é Metodologia 5s?
O 5S faz parte de uma metodologia mais abrangente: o modelo Lean, destinado a disseminar uma cultura de disciplina e bons serviços dentro de qualquer empresa, em qualquer segmento.
A metodologia 5S ajuda os profissionais a identificarem pontos fracos e os ajuda a mapear oportunidades de melhoria contínua dentro das suas rotinas. O principal objetivo é reduzir desperdícios de recursos e de espaço — assim como identificar meios de melhorar as receitas do negócio.
Como se não bastasse, outra meta da Metodologia 5s é elevar a eficiência operacional, o que é valioso para qualquer oficina mecânica ou autocenter. Assim, será possível transformar pequenas mudanças em oportunidades reais de elevar a receita do negócio.
Um exemplo: a oficina mecânica pode estar desperdiçando recursos financeiros ao trabalhar com ferramentas mecânicas e peças de reposição de qualidade inferior. Assim, os reparos não duram e o cliente se sente traído ao ter que voltar recorrentemente para reparar os mesmos problemas — ou simplesmente buscar outros profissionais.
Desse modo, uma maneira de garantir a otimização dos recursos é priorizar peças de qualidade superior, fornecidas por empresas que sejam referência no mercado. Esse é apenas um exemplo de como aplicar a Metodologia 5s na prática, mas mostraremos outros adiante no texto.
Metodologia 5s e qualidade
A Metodologia 5s recebe esse nome pelo fato de referenciar 5 palavras de origem japonesa. Vamos entender o significado de cada uma delas:
Seiri
O significado do primeiro 5s é “Uso”, em português. O Seiri ajuda os gestores a definirem o que é realmente importante para o negócio — e descartar tudo que não é absolutamente necessário para as operações.
Uma oficina que tenha um excesso de ferramentas mecânicas, que fogem aos serviços oferecidos e adquiridas sem muito planejamento, é um exemplo de como o primeiro S pode ajudar o negócio a se organizar melhor.
Seiton
O segundo termo tem a ver com outro objetivo tanto da Metodologia 5s como do método Lean: a organização. Com base naquilo que foi avaliado na etapa Seiri, será possível melhorar a organização geral e ordenar os recursos do negócio.
Isso envolve, por exemplo, definir onde cada material deve ser alocado dentro da oficina mecânica. Isso facilita que os profissionais encontrem rapidamente aquilo do que precisam para realizar um serviço, sem perder muito tempo — principalmente na presença dos clientes, que não gostam de demoras excessivas.
Seiso
O terceiro S diz respeito à “Limpeza”. Não estamos apenas falando do ato de manter o ambiente limpo de poeira e bem organizado (embora isso seja importante), mas das falhas que tornam os processos “sujos” e pouco claros tanto para os profissionais como para os clientes.
Imagine que um cliente chegue ao autocenter para buscar uma peça que ele encomendou. Contudo, o profissional consulta o computador da empresa e se atrapalha todo na hora da consulta.
Isso pode ser causado pelo excesso de softwares instalados no computador, no uso inadequado da máquina para outras finalidades e até mesmo pela insistência em manter em um equipamento defasado. Por isso, é importante “limpar as impurezas”, tudo aquilo que prejudica a eficiência.
Seiketsu
O quarto S tem a ver com “padronização”. O objetivo é que as atividades operacionais de um empreendimento estejam alinhadas, com todos os profissionais trabalhando para atingir objetivos comuns.
Do mesmo modo, o Seiketsu diz respeito à capacidade que os gestores têm de oferecer condições adequadas para que os profissionais realizam suas tarefas de forma segura, conforme as normas de proteção do setor e as diretrizes da própria empresa.
Shitsuke
Por último, temos o Shitsuke, que pode ser traduzido como “integridade”. O principal objetivo desse S é garantir que os colaboradores realmente entendam as alterações trazidas pelos outros termos, de modo que eles sejam integrados à cultura organizacional da empresa.
Realizar as mudanças de uma só vez é mais fácil, mas incorporar os novos princípios ao modo de operar do negócio exige mais esforço. Por isso, cabe aos líderes reforçar a importância dos 5s e prover exemplos práticos de como eles otimizam a operação.
Um exemplo significativo é o da Toyota, que há décadas utiliza a Metodologia 5s e o Lean em suas rotinas administrativas. O resultado é a longevidade da empresa, o nível das receitas e os altos índices de satisfação entre os consumidores.
Como aplicar o Método 5s no autocenter?
Em oficinas mecânicas, há diversas aplicações para o Método 5s, além daqueles que já explicamos. Podemos citar:
- Seiri: Os profissionais precisam se livrar de tudo o que não é necessário para que realizem seu trabalho. Não consegue explicar o porquê de uma peça estar junto a outras, mais úteis? Livre-se dela;
- Seiton: Do mesmo modo, as ferramentas podem ser classificadas de acordo com a frequência de utilização e tipo, garantindo que os profissionais as encontrem rapidamente sempre que precisarem, sem desperdiçar tempo;
- Seiso: Centralizar os processos digitais em um único sistema de gestão facilita a consulta das informações e acelera o processo de familiarização dos colaboradores com a ferramenta.
- Seiketsu: Todo empreendimento automotivo que se preze deve garantir equipamentos de proteção individual para seus profissionais. Do mesmo modo, os processos realizados ao atendimento, manutenção e de rotina devem ser alinhados para que o negócio prospere. Se cada um decidir agir à sua maneira, a consequência será a irregularidade nos serviços oferecidos;
- Shitsuke: Os gestores podem criar memorandos e newsletters para que seus colaboradores se adequem às mudanças. Uma boa ideia é criar exemplos claros que mostrem que o 5S é realmente uma metodologia benéfica. Também é interessante criar treinamentos internos e um programa de recompensa para aqueles que se adaptarem mais rapidamente.
Em oficinas maiores, também é interessante utilizar tecnologias para gerenciar as peças e ferramentas mecânicas, como sistemas de localização. Lojas geralmente utilizam esses recursos para mapear o estoque, mas qualquer estabelecimento automotivo pode aproveitá-los para melhorar sua organização.
Como você viu, a Metodologia 5S é um conjunto de princípios que contribui para a otimização de processos nas empresas. Criada no Japão e disseminada por organizações de sucesso, ela se adapta perfeitamente à rotina de oficinas mecânicas e autocenters.
