Toda oficina tem limitações de diversos tipos, como em relação à quantidade de profissionais disponíveis e o espaço para abrigar os veículos. Por mais que seja atraente pegar todos os serviços que aparecerem, é com o controle de agenda que você conseguirá garantir a eficiência e excelência dos seus serviços.
Até mesmo o ambiente de trabalho será beneficiado, pois os seus colaboradores saberão exatamente quais são as prioridades e não se dividirão em razão do excesso de demanda. Com maior foco, os resultados tendem a melhorar substancialmente, sem que a produtividade seja afetada negativamente.
Quer saber mais sobre o controle de agenda em oficinas mecânicas? Selecionamos os principais tópicos sobre o tema para que você entenda como ele pode ajudar o seu negócio. Confira!
O que é o controle de agenda?
Trata-se de um documento no qual o gestor de uma oficina registrará as datas em que os consertos solicitados por sua clientela serão realizados. Durante o atendimento, seja ele online, seja presencial, caberá ao responsável pelo agendamento encontrar a melhor data para que o cliente leve o seu veículo à oficina.
Com o acesso aos dados do cliente, também será possível utilizar essas informações para outras finalidades, como noticiar promoções e conteúdo informativo, por exemplo. Isso, claro, se houver concordância por parte do titular dos dados em questão.
Para que serve o agendamento?
Serve para criar previsibilidade tanto para o negócio quanto para o próprio cliente, que poderá se organizar antes de ficar sem o seu veículo em razão da ida para a oficina. Isso significa que a data escolhida poderá ser a mais conveniente tanto para um quanto para o outro, pois o seu público também opinará de acordo com suas necessidades.
Trabalhar com registros no calendário também ajudará você a se programar quanto a feriados e outras datas comemorativas, épocas que costumam gerar reflexos na demanda e exigem ainda mais controle e planejamento para que tudo seja entregue de acordo com o combinado.
O agendamento também serve para o registro dos serviços e respectivas anotações financeiras, como checagem daqueles que já foram pagos e de eventuais inadimplentes. Desse modo será possível saber com exatidão as suas expectativas de ganhos e correr atrás de eventuais prejuízos com clientes que deixaram de pagar.
Tais anotações também são úteis em relação à garantia de serviço, para que você não tenha retrabalho sem remuneração de forma injusta quando ultrapassados os 3 meses previstos na legislação ou o prazo da garantia contratual, que é aquela dada pela própria oficina ao cliente.
Controle de agenda gera satisfação aos clientes
Outra utilidade que podemos mencionar é a satisfação do cliente, que além da mencionada previsibilidade, passará um tempo menor sem o seu carro. Basta ter em mente que há uma diferença entre os tipos de intervenções que costumam ser feitas nos carros que chegam à sua oficina.
Existem consertos que são feitos rapidamente, como revisões simples a exemplo de limpeza de bicos, troca de pastilhas e velas de ignição. Já em outros casos pode ser que um carro fique semanas — e até mesmo meses — no seu pátio. Estes serviços como nos casos de retífica em partes do motor ou se verificada a falta de peças de reposição.
Ciente da complexidade ou simplicidade de cada tipo de serviço, será ainda mais fácil garantir a eficiência da sua mão de obra. Nos casos de veículos com falta de estoque de peças de reposição, você poderá encomendá-las antes da ida do carro à oficina e quando chegar o momento apenas realizar a troca.
Já em relação àqueles que ficam longos períodos internados, você saberá desde bem antes como dimensionar os reflexos e organizar melhor o seu espaço para o recebimento de novos serviços, enquanto aguarda a entrega dos componentes retificados.
De nada adianta um pátio cheio de veículos se não há uma boa rotatividade de serviços, que também é fundamental para a rentabilidade do seu negócio.
Como funciona o controle de agenda?
Ter um caderno para anotar seus compromissos já não é a melhor opção, que deve ser substituída pelos meios eletrônicos. Uma agenda virtual facilita o compartilhamento de informações com toda a sua equipe e permite a integração com outros sistemas, como o de troca de informações com a sua clientela.
Sistematizar esses dados permitirá a você mais que o controle e organização do seu fluxo de serviços. Como já mencionado, armazenar os contatos de seus clientes ajuda a criar ações de marketing que aumentem a procura pelo seu estabelecimento e, por consequência, a sua lucratividade.
Há muitas opções disponíveis, desde as gratuitas, como o Google Agenda e planilhas em programas como o Excel às mais completas, que exigem um investimento mensal ou anual para o uso. Nesse último exemplo, as melhores opções são as de CRM (Customer Relationship Management).
Esse tipo de programa cuida da relação com a sua clientela em todas as frentes do seu negócio, como a integração e automatização de relatórios, histórico de vendas, monitoramento das estratégias de marketing e, claro, o controle da agenda.
É a solução mais avançada, exige algum nível de destreza para o seu uso e, embora seja paga, se bem utilizada, gera um retorno que justifica o investimento.
Quais os impactos do controle de agenda?
Alguns já foram mencionados, como a otimização do espaço da oficina e do uso da mão de obra disponível. A organização proporcionada é fundamental para que a sua equipe se mantenha focada e estimulada, para que se tenha um rendimento acima do usual sem que isso signifique sobrecarga de trabalho.
Também podemos mencionar como um impacto positivo a comodidade da sua clientela, que também poderá se adaptar às datas e horários combinados previamente, algo bastante relevante para pessoas com pouco tempo livre na rotina. Ainda evita o desgaste causado pela ineficiência, como o prolongamento da estadia do carro na oficina.
Para que tudo isso seja possível, uma gestão ativa do controle de agenda é fundamental. Ou seja, é uma tarefa que deverá ser incorporada e priorizada no dia a dia da sua oficina, para que possa ser devidamente aproveitada.
Gostou das nossas dicas? Comente sobre a sua experiência com o controle de agenda na sua oficina!
